【メールで生産性低下??】今求められるコミュニケーションツールとは
皆様、会社で”チャット”は活用されておりますでしょうか？
いまだに社内の人とのやり取りをメールで行ってはいないでしょうか？
本日は、徐々に活用している企業が増加している”チャット”についてお伝えします。
＜目次＞
Ⅰ.コミュニケーションツールのニーズの変化
以前は、社内外問わずコミュニケーションの方法は”リアル（対面）””電話”に続いてOutlookなどの”電子メール”が活用されていました。
そして、その電子メールはGoogleの"gmail"やYahoo!の"yahooメール"などのフリーアドレスの普及により、一気に全国で活用されるようになります。
元来、電子メールというものは社外の方とのフォーマルなやり取りがメインでしたが、ノートPCやスマートフォンの普及により外出中の社員と緊急ではないコミュニケーションツールとして社内でも活用がされるようになります。
しかし、リモートワークやフレックスなど、様々な働き方への対応のため社内のコミュニケーションツールに求められるものが以下のように変化致しました。
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①インタラクティブ（相互的コミュニケーション）
②ポータビリティ（場所を選ばないツール）
③インフォーマル（形式ばらないリアルタイムなやり取り）
④コラボレーション（複数人・組織への一括送信）
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特に、時代の変化に追いつくために形式ばらない即時的なやり取りが社内のコミュニケーションツールとして今求められております。
Ⅱ.チャットとは
上記の4つを実現できるのが”チャット”です。
日本ではLINEが普及しているため、チャットがどのようなものかは想像が容易いかと思います。
チャットを活用することで1対1、1対多に対してスマートフォンで場所/時間を問わずリアルタイムにやり取りをすることができます。
メールの活用は1日当たり平均69分も費やしているといわれています。
全体の平均は1通あたり6分で、送信数の平均が1日11.59通のため、1日につき約69分、メールの作成に費やしていることになる。
キャリコネニュース("https://news.careerconnection.jp/?p=55153&page=2")
チャットを活用し、即時的なコミュニケーションを図ることで工数の削減を実現することができます。
Ⅲ.チャット活用の注意点
チャットを活用する場合、”社内ルール”を決める必要があります。
例えば、メールでは定型文として必ず送る”何卒宜しくお願い致します。”などの文言はインフォーマルさという点でチャットでの使用は原則NGです。
また、1対多でチャットをする際には、どの人に送っているのかわかるようにするために、”＞○○さん”とするなど、ルールを設ける必要があります。
特に、部下が上司に対して連絡をする際に、社内のルールとして規定がなければ内容を熟考し結果として、チャットの効果の一つである工数削減ができません。
インフォーマルさが求められているツールだからこそ、最低限の社内ルールを決め有意義に活用できるようにする必要があります。
Ⅳ.チャットツール紹介
①チャットワーク
1番お勧めするのがこのチャットワークです。
無料・有料プランがありますが、無料プランでも不自由なく活用できます。
一番のポイントは登録の簡単さです。
招待リンクを相手に送ることで簡単にやり取りをスタートすることができます。
更に、ChatworkLiveというビデオ通話も社員同士で無料で行うことができます。
また、スマートフォンのアプリもあり場所を選ばないコミュニケーションができます。
②ハングアウト
Googleが提供しているコミュニケーションツールです。
gmailユーザには相性がいいツールです。
こちらもチャットワーク同様スマホアプリやビデオ通話が可能です。
しかし、gsuiteを活用している場合社外の人とのやり取りをする際に、少し手間がかかるところが難点です。
社内だけの活用ならChatwork同様、不自由なく活用することができます。
③Facebook Messanger
Facebookが提供しているコミュニケーションツールです。
主にFacebookの友達登録している人同士でやり取りをすることができます。
SNS上でのやり取りが多い方には適しています。
Ⅴ.まとめ
時代の変化と共にコミュニケーション方法が変わり、同時にツールに求められる機能も変化しています。
メールなどのプラットフォームを変化させるのには、多くの時間がかかるかもしれませんが、外部環境に合わせて社内の仕組み/システムも変化させなければ、取り残されてしまいます。
今後も数多のコミュニケーションツールが出てくるかと思いますが、時代の変化に合わして適用していくことが必要です。
